Informação: o oxigénio de uma Organização

Na metáfora comum de uma organização enquanto organismo vivo, se o dinheiro é o sangue que circula e alimenta os seus vários órgãos, a informação é o ar que lhes dá vida. Falemos então de informação.

O sistema de informação do INESC TEC, como de qualquer organização complexa atual, é constituído por múltiplos componentes, que se pretende a funcionarem de forma articulada. Os dois componentes centrais são o IRIS (INESC TEC Research Information System) e a Intranet.

 

Figura 1. Componentes do sistema de informação do INESC TEC

No IRIS temos vindo a construir a base de dados de projetos, de fichas pessoais, de indicadores, e, em geral, dos registos que virão progressivamente a constituir o nosso sistema de informação de investigação. É aqui também que se encontram as listagens utilizadas para variadas finalidades. Está assente numa base de dados MS SQL Server com uma aplicação em Java.

A Intranet, depois da recente reorganização, está dedicada principalmente à estruturação dos processos que tiram partido do motor de workflow do Plone e à documentação a eles associada. Acompanham-se aqui desde processos de contratação e gestão de recursos humanos, marcação de férias e registo de propostas de projetos, até às deslocações e requisições de material ou às reservas de recursos.

Estes dois sistemas, bastante interligados, destinam-se ao uso generalizado na nossa atividade interna. O Website é alimentado por ambos e tem uma vocação essencialmente de apresentação para o exterior do que somos, quem somos e o que fazemos.

O BIP condensa o nosso fluxo de notícias, as quais são também seletivamente apresentadas no Website e na Intranet.

Como sistemas especializados e de uso mais restrito temos o PHC para a gestão de recursos humanos e o SAP para a gestão financeira.

O controlo de acessos tem vindo a ser progressivamente centralizado no LDAP (MS Active Directory) o qual é alimentado essencialmente a partir do PHC. É utilizado para as autorizações de acesso aos vários sistemas, estando-se a caminhar no sentido de conseguir uma autenticação única nos vários sistemas, de forma a obter uma experiência de utilização mais integrada.

Os textos integrais das publicações científicas, a documentação da intranet e do IRIS e, em geral, o arquivo de documentos de acesso alargado e, talvez, o arquivo fotográfico, encontram-se no Repositório Institucional, construído sobre um sistema de gestão documental DSpace. Os data sets produzidos ou utilizados na nossa investigação são preservados e tornados acessíveis com registo de DOI (digital object identifier) no RDM (Research Data Manangement), baseado num sistema CKAN.

Os ficheiros de trabalho partilhados são organizados no Drive, um gestor de ficheiros Nextcloud. O serviço de Email está a utilizar desde há dois anos um servidor Exchange.

Falta referir o Proj, um sistema de alojamento de sítios Web para pequenos projetos (Plone) e o sistema de Tickets, destinado a estruturar e rastrear os pedidos dirigidos a um conjunto de serviços (Apoio Jurídico, Recursos Humanos, Informática, Infraestruturas, Gestão de Informação) que não estejam já automatizados em fluxos na Intranet.

Durante o ano corrente temos prevista a adição de mais algumas funcionalidades, incluindo a faturação eletrónica, a desmaterialização de alguns processos do Controlo de Gestão, a geração automática de time cards e funcionalidades de CRM.

Para uma outra altura fica a apresentação da infraestrutura de computação, virtualização, controlo de versões e serviços de rede e segurança.

Gabriel David, Administrador Executivo

 

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