Por Sandra Pinto, Responsável do Serviço de Comunicação do INESC TEC
No gabinete do Serviço de Comunicação do INESC TEC aconteceu tudo muito rápido, como em quase todos os casos de que já ouvimos falar. Numa quarta-feira estávamos sentados numa sala na nossa reunião semanal, no dia seguinte mais de metade da equipa trabalhava a partir de casa e sexta-feira foi o último dia de trabalho presencial para os restantes elementos.
Não tivemos tempo para nos prepararmos, nem para planear esta transição. Felizmente o regime de teletrabalho correu bem desde o início porque tínhamos experimentado o trabalho remoto semanas antes, quando foi necessário remodelar o gabinete. Dispúnhamos de equipamentos e condições técnicas, pelo que rapidamente acionámos plataformas de reuniões à distância e fomos mantendo as rotinas de equipa. Todos tínhamos vários trabalhos a decorrer e as primeiras semanas passaram num ápice. Mas então e a comunicação, continuava a mesma?
A resposta é não, a comunicação mudou. Era tempo de colocar em standby a maior parte das ações de comunicação planeadas para março, abril, maio e sabe-se lá mais quanto tempo. As palavras de ordem nesta fase foram (e são) adaptação, flexibilização e bom senso. Na comunicação com o exterior, tornou-se frequente o cancelamento ou adiamento de eventos. Tomámos a decisão de adiar alguns eventos que estamos a organizar, porque os tempos são de grande incerteza. Outros foram convertidos num formato online. Porém, ao mesmo tempo que decaía o fluxo de eventos, crescia a necessidade de comunicar iniciativas do INESC TEC relacionadas com a pandemia de COVID-2019.
Inicialmente sentimo-nos um pouco constrangidos em comunicar nos media, website ou nas redes sociais assuntos relacionados com a pandemia, para evitar a aparência de aproveitamento de uma calamidade para promover o INESC TEC. Por outro lado, manter o registo habitual e ignorar o tema pandemia seria completamente descabido. Perante este dilema, a nossa postura foi transmitir mensagens positivas, de ânimo e esperança. Por exemplo, o desenvolvimento de uma tecnologia inteligente para detetar células cancerígenas foi destacado nas redes sociais com um preliminar otimista: “Nestes tempos adversos que vivemos, nem tudo são más notícias”.
A verdade é que a atividade do INESC TEC em iniciativas para combater a COVID-19 fervilhava (e continua a fervilhar). De uma forma espontânea, mas sempre apoiada pelo Conselho de Administração (CA), os nossos investigadores organizaram-se para pensar de que forma podiam colocar os seus conhecimentos ao serviço da sociedade e da saúde pública, e várias ideias começaram a tornar-se realidade. Assim, uma semana depois de iniciarmos o teletrabalho, estávamos a desenvolver pro bono um ventilador de emergência de baixo custo, ajudávamos num projeto de produção de viseiras de proteção, lançávamos dois estudos relacionados com a pandemia – “Diários de uma Pandemia” e “Medir o Icebergue”. Tudo desenvolvido em tempo recorde e com parceiros de vários anos. Outros projetos nasciam a cada dia, entre eles a criação de uma app para rastreio da COVID-19 que está agora nas “bocas do mundo” e, se tudo correr como previsto, em breve poderá ser descarregada nos nossos telemóveis.
De repente, era preciso comunicar tudo isto: elaborar planos de comunicação (num tempo em que o plano é ultrapassado pela realidade de cada dia), pensar em estratégias de divulgação, alinhar discursos, instruir porta-vozes, articular parceiros, colocar informação coerente e uniformizada nos vários canais de comunicação, incluindo os media.
E precisamente nos media, rapidamente percebemos que o foco passou a ser o coronavírus e nada mais. Numa das vezes que se tentou divulgar um assunto diferente, e até era algo tão relevante como o INESC TEC ser a instituição portuguesa com o maior número de patentes submetidas ao European Patent Office pelo 3º ano consecutivo, a nossa assessora de imprensa, chegou a ouvir esta resposta: “Ou é COVID-19, ou não há espaço!”. Já para as iniciativas INESC TEC de combate à COVID-19 tem havido espaço quanto baste. A app “STAYAWAY COVID” conta com mais de 100 notícias e continuará a ser assunto nos media. A nossa dificuldade até tem sido por vezes conter a mediatização enquanto nos articulamos e preparamos, mas sabemos que é importante que as pessoas tenham conhecimento das nossas iniciativas, até porque em muitas delas devem participar e envolver-se, como é o caso dos inquéritos e da app.
Para além disto, a comunicação interna também mudou radicalmente com a necessidade de confinamento e a adoção do regime de teletrabalho. De um dia para o outro, deixámos de nos ver presencialmente, de ir ao gabinete do colega fazer uma pergunta, de tomar café juntos, de almoçar em grupo. Neste contexto insólito, foi necessário delinear iniciativas que pudessem promover o convívio e a interação entre os colegas, mesmo que à distância. Os serviços de Comunicação e Recursos Humanos articularam-se desde a primeira semana para planear ações que reforçassem os laços entre os colaboradores e mantivessem o ânimo.
Algumas das ações que avançaram logo nas primeiras semanas de trabalho à distância foram os “Diários de Bordo em casa” e o grupo de chat “INESC TEC @ Home”. Na primeira ação, os colaboradores são convidados a partilhar em formato diário, de uma forma leve e bem-humorada, as suas experiências de trabalho de equipa à distância. A adesão está a ser boa e tipicamente têm sido publicados dois diários por semana na Intranet. Na segunda ação, os colaboradores aderiram ao grupo de chat criado para o efeito e todos os dias, pela manhã, são desafiados a partilhar com o grupo uma foto das últimas férias, o registo do momento do café, os livros que andam a ler, o que veem da janela quando estão a trabalhar em casa, entre muitas outras ideias que mudam a cada dia e pretendem reforçar a coesão do grupo.
No meio de tudo isto, tínhamos as celebrações dos 35 anos do INESC TEC e várias iniciativas planeadas que vamos ter de repensar, reformular ou adiar. É aqui que a criatividade da equipa de comunicação entra em ação e acontecem surpresas. Na véspera do dia do nosso aniversário, 6 de maio, mesmo ao final do dia, surgiu a ideia de desafiarmos os colaboradores a cantarem os parabéns via plataforma Zoom, para gravarmos um vídeo para as redes sociais. O que aconteceu no dia seguinte foi no mínimo inesperado: cerca de 80 colaboradores foram-se juntando à hora marcada, incluindo quase todo o CA, o atual e antigo presidentes, “históricos” que participaram na fundação do INESC no Porto há 35 anos e até novos colaboradores que entraram há poucas semanas. Durante quase meia hora, conversaram, partilharam memórias dos primeiros tempos e no final cantaram os parabéns ao INESC TEC. Foi um momento único de partilha e reforço da coesão interna que muito dificilmente conseguiríamos ter tido se estivéssemos presencialmente no INESC TEC.
É verdade, a nossa vida mudou, a comunicação também, mas continuamos próximos.
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