Há uns dias, fui desafiada a escrever uma definição de comunicação interna. Há várias, com certeza, e eu, naquele momento, “só” tinha de escrever a minha, considerando que não havia uma resposta certa ou uma resposta errada. Como em muitos campos, depende. Ainda assim, na minha cabeça, fui à procura das palavras “certas”, organizei-as, alinhei-as e o que saiu foi:
Comunicar de forma estratégica e segmentada para as pessoas de uma organização, com o objetivo de as envolver na vida dessa organização.
As palavras “certas” procurei-as naquilo que fazemos no dia-a-dia, no Serviço de Comunicação do INESC TEC (SCOM) – mas, transformar a prática numa definição, pareceu-me um exercício, no mínimo, desafiante, e que me fez refletir sobre o papel que a comunicação interna tem no esforço contínuo de promoção do diálogo entre as pessoas que fazem parte da comunidade de uma instituição (tenha ela a natureza que tiver).
Das interações com profissionais de comunicação, concluímos, com frequência, que a comunicação interna anda, muitas vezes, na sombra da comunicação externa. Costuma ser mais operacional do que estratégica e nem sempre está alinhada com os objetivos da organização. Ainda assim, o segredo parece estar na resposta à pergunta: como é que se promove esse diálogo entre os públicos internos? E, agora, precisávamos de uma definição para diálogo e para públicos-internos. Mas, em vez disso, vou partilhar uma história.
Há uns anos, enquanto desenhávamos o plano de comunicação para o ano seguinte, e de olhos postos nos objetivos e nas ações de comunicação interna, pensámos que poderia ser interessante criar algumas iniciativas que permitissem às pessoas conhecerem-se e conviverem, tendo como ponto de partida um interesse comum. Ou seja, encontrar, por exemplo, num hobbie, um espaço de diálogo informal, que pudesse ajudar a criar confiança e que pudesse também refletir os valores da organização – desde logo, a criatividade, a ousadia, a curiosidade e a inovação, a liberdade de criação e pensamento, a colaboração, e o foco nas pessoas e inclusão.
Daqui, até lançarmos a primeira pedra do INESC TEC Book Club foi um passo. Colocámos o desafio à Comunidade, criámos um espaço, ao qual qualquer pessoa pode aderir, com recurso ao nosso chat interno, e, temos, desde então, promovido encontros informais para falar sobre livros. Somos mais de 70 no grupo e vamos trocando sugestões, fazendo reviews, emprestando livros. Até temos uma conta no Goodreads! Para os encontros, apesar de nem sempre ser fácil conciliar agendas, sorteamos temas e vamos, dentro de cada temática, escolhendo livros e trocando impressões. Se não fosse pelo Book Club, não sei se teria lido o Doutor Jivago, por exemplo, porque os livros aproximam-nos, mas o sorteio dos temas desafia-nos a ler sobre temas que à partida não escolheríamos – e, não raras vezes, ficamos surpreendidos com o resultado.
Já vos contei duas histórias e ainda não disse exatamente ao que venho. Em abril, assinala-se o Dia Mundial do Livro e do Direito de Autor. Por isso, achámos que seria uma altura adequada para partilhar convosco esta nossa iniciativa. Começou como uma ideia, numa sala de reuniões, depois tornou-se num email enviado para toda a Comunidade INESC TEC e, hoje, junta uma pequena grupeta que tem em comum um interesse: os livros. Mas, a grupeta continua a crescer e assim esperamos que continue.
Além disso, o Clube de Leitura conta com a parceria das Comissões para a Diversidade e Inclusão e para a Responsabilidade Social do INESC TEC, que já se associaram a encontros a propósito de datas relacionadas com a multiculturalidade ou a saúde mental. Existe, inclusivamente, uma lista de livros de temas relacionados com diversidade e inclusão, que divulgamos por toda a Comunidade.
É certo que a comunicação interna também passa pelo envio de emails, pelos conteúdos que circulam em televisões, pela intranet, pela newsletter, por eventos, como os de team building, e por outros tantos canais e instrumentos de comunicação. Passa, até, pelas conversas que temos com colegas. Mas, passa sobretudo pela capacidade que temos em comunicar de forma transparente e clara. Passa por ouvir e perceber os anseios e as expetativas. Passa por contar histórias, como as dos livros ou como as do nosso dia-a-dia. Passa por nos sentirmos seguros e confiantes na Comunidade que nos acolhe. Passa por promover o diálogo. E, pode passar por um clube de leitura ou um clube de jogos de tabuleiro, ou de costura, ou de culinária, ou de pintura. As oportunidades são muitas e as respostas estão nas pessoas.
É pena que o Dia Mundial da Atividade Física já tenha passado – para o ano, lembrem-me de vos contar a história de como surgiu o grupo do INESC TEC no Strava. Por agora, deixo apenas um convite para lerem – e, se gostarem de livros, juntem-se a um clube de leitura ou criem um nas vossas organizações. Vai valer a pena!
Por Sofia Maciel, Responsável Adjunta do Serviço de Comunicação do INESC TEC
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