Da relevância da comunicação interna no INESC TEC

A poucos dias da realização de um novo Encontro Estratégico do INESC TEC, agradeço o convite para escrever o Editorial deste mês dedicado ao tema da comunicação interna no INESC TEC.

O tema da comunicação interna é, há já muitos anos, unanimemente considerada como de extrema relevância nas organizações, devendo ser uma das prioridades das equipas de gestão. A pandemia da COVID-19 veio provar o seu papel fulcral para mantermos o nosso sentido de comunidade e ultrapassarmos, em conjunto, tempos difíceis e de crise.

Uma das funções do Serviço de Apoio à Gestão que coordeno é apoiar à Administração do INESC TEC na comunicação de decisões tomadas pelos nossos órgãos de gestão e garantir a gestão da informação na instituição.

A nossa ação procura atingir um equilíbrio difícil numa instituição em contante transformação, enquadrada num contexto de grande competitividade e elevados níveis de exigência relativamente ao acesso e à transparência da informação.

Por um lado, sabemos que a comunicação interna contribui para o sucesso organizacional a diferentes níveis, do mais operacional ao mais estratégico, tendo a função chave de garantir o alinhamento das nossas equipas, contribuir para a nossa cultura, promover a participação nas tomadas de decisão, facilitar as demais atividades da instituição, e dar voz aos nossos colaboradores. É, ainda, da mais sobeja importância para combatermos possíveis sentimentos de isolamento num novo contexto de organização do trabalho com regimes híbridos de trabalho, a dispersão geográfica dos nossos vários polos em contextos multi-institucionais, e em que a escassez de comunicação presencial pode contribuir para um sentimento de alguma falta de visibilidade por parte dos nossos colaboradores.

Por outro lado, estamos numa rota de mais de uma década de crescimento significativo da atividade do INESC TEC, com uma forte pressão e aumento de desafios para as nossas equipas, sujeitas ainda às consequências desta era de transformação digital, com a multiplicação de canais de comunicação e submergidas em informação e comunicações de várias partes e sob várias formas. Sabemos que o fluxo de comunicação formal não pode ser só descendente, precisa de atravessar as nossas várias estruturas organizativas, com um papel fundamental das nossas lideranças, mas elas também lidam com múltiplos e concomitantes desafios nos seus papéis científicos e de gestão.

Neste contexto, quais são, pois, os princípios que têm norteado a comunicação interna a nível da gestão do INESC TEC? Com toda a franqueza, manter as coisas simples. Tentar ser coerente e transparente nas comunicações, sem excessos e tentando chegar a todos, independentemente da localização. Acima de tudo, há uma preocupação com os timings: a comunidade necessita de ser informada de decisões relevantes tomadas ou eventos críticos em tempo útil, e procura-se integrar os suportes e meios de comunicação, do offline ao digital, da comunicação interna com a externa, envolvendo várias áreas e estruturas da organização. O pelouro da comunicação é acompanhado diretamente pela Administração e visto como um agente de mudança e de coesão interna.

Em concreto, no que se traduz? O fluxo de comunicação da Administração para com a comunidade do INESC TEC, realiza-se essencialmente de duas formas: via e-mail, na procura de uma ferramenta única e inequívoca para comunicação de decisões, eventos críticos ou outros comunicados. A segunda forma privilegiada é a realização de sessões com espaço para intervenção da nossa comunidade. Assim, além das sessões anuais de apresentação do Plano e Relatório de Atividades, iniciativas da Administração como o lançamento do Regulamento de Propriedade Intelectual, do Código de Ética, ou ainda para a Diversidade e Inclusão ou Responsabilidade Social têm sido sempre acompanhadas de sessões abertas onde todos são convidados a participar.

É claro que, à semelhança de outras organizações, a nossa restante comunicação interna manifesta-se por múltiplos canais: via e-mail, suportada na intranet e nos repositórios, no nosso website, no chat INESC TEC, nas redes sociais e, claro, eventos e ações internos onde procuramos cultivar o nosso sentido de comunidade, como o Magusto, a Festa Multicultural, o Fórum do Outono e o Encontro Estratégico anual – para além de outros eventos de convívio como a realização de caminhadas ou de ações de team-building. É de ressalvar o admirável trabalho e a dedicação do nosso Serviço de Comunicação que vai dinamizando muitas destas iniciativas, contribuindo para a construção de uma identidade partilhada, secundado pelo contributo do Serviço de Recursos Humanos, a trabalhar para um sentimento comum de pertença.

Em termos de gestão de informação nas nossas plataformas, como a intranet, o nosso foco é, há muito, a ótica e experiência do utilizador, procurando ter apenas a informação mais atual disponível e esta estar acessível da forma mais rápida e intuitiva possível, para auxiliar a nossa comunidade nas suas necessidades, quer em termos de atividade, quer em termos de apreensão da nossa realidade/organização. O nosso sistema operacional de gestão e distribuição da informação tende a espelhar os princípios que norteiam também a nossa gestão: colegialidade na tomada de decisão, subsidiariedade e transparência.

Desenganem-se, não, não acho que esteja tudo perfeito. Bem sei que, face aos princípios e elementos basilares que enunciei, muitos poderão achar que diversos aspetos têm de ser melhorados, reforçados ou reformulados. Concordo, trabalhamos nesse sentido e, como sempre, sugestões concretas são bem-vindas. Ainda assim, sei que, a haver alguma insuficiência, esta decorre muitas vezes de uma escassez de tempo ou recursos face à multiplicação de assuntos e não de um eventual desalinhamento interno de prioridades.

Uma melhoria poderá passar por um maior planeamento da comunicação interna e, sobretudo, a medição regular da eficácia da nossa comunicação. Precisamos de encontrar novas formas dos nossos colaboradores ouvirem e serem ouvidos e garantirmos uma comunicação bidirecional mais simétrica.  Apesar na nossa enraizada cultura participativa, e lideranças abertas ao diálogo e à partilha, precisamos que as várias gerações que convivam no INESC TEC se façam ouvir e nos levem a repensar as nossas formas de ação e adaptação, para posterior implementação de soluções concretas.

Ora, no nosso próximo Encontro Estratégico, a nossa comunidade está convidada a refletir sobre o nosso propósito, visão, missão e valores no âmbito do Plano Estratégico 2030 que se encontra em preparação. A importância é fulcral, pois, será discutido e firmado o que constituirá a base da nossa identidade e do nosso compromisso conjunto para a próxima década. No fundo, o que nos une e move enquanto comunidade.

Isabel Macedo, Responsável do Serviço de Apoio à Gestão

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