Pandemia, digitalização e boas práticas de arquivo

Por Sofia Ribeiro, Assistente de Investigação no Serviço de Apoio à Gestão

Entrei no INESC TEC em maio de 2020. Sim, durante a afirmação de uma pandemia mundial que retirou os trabalhadores do seu local de trabalho habitual para… bem, um novo, mas familiar local de trabalho.

O meu projeto enquadra-se na definição de uma política de gestão de arquivo para o INESC TEC, tendo em consideração as orientações do RGPD. Para isso, tive de conhecer todas as estruturas de serviços do INESC TEC, os seus responsáveis e formas de funcionamento… a partir de casa.

Já tentaram conhecer uma organização quando esta se está a remodelar para se adaptar a novos processos e formas de trabalhar? Tal como estar numa relação com alguém que se está a descobrir, deixem que vos diga, não foi fácil. Mas a simpatia e a abertura de todos fizeram com que o meu trabalho andasse para a frente.

Penso que, e embora estas constrições todas, vim numa boa altura. Sim, posso não estar tão integrada na grande equipa do INESC TEC, mas sempre posso dizer que assim que, assim que vos conheci, convidaram-me logo para vossa casa! Bem, digo “boa altura”, porque parte do meu trabalho diz respeito à digitalização dos vossos arquivos. Que melhor altura se não esta, já que estamos todos obrigados a adotar a digitalização do nosso trabalho?

Contudo, este nível de digitalização tem os seus desafios: como organizar o arquivo (sim, é um arquivo, mesmo tratando-se de ficheiros numa pasta ou pior… no ambiente de trabalho!), como lidar com problemas de espaço, e – um dos campeões de 2020 – como adotar melhores práticas de segurança da informação.

Deixo-vos aqui um lamiré de boas práticas de gestão de informação, para relembrar as nossas conversas:

1. Mapear a informação produzida e recebida pelo serviço: identificar os fluxos de informação (de onde vem a documentação, para onde vai, por quem é manipulada) de forma a perceber o seu ciclo de vida;
2. Definir os locais de armazenamento da documentação: escolher os recursos e a estrutura mais adequada para o tipo de informação;
3. Nomear a documentação de acordo com um padrão de nomeação: um padrão de nomeação ajuda a fácil recuperação de informação;
4. Armazenar a documentação nos locais respetivos: cumprir a estrutura que se estabeleceu nos pontos anteriores – ajuda se se tiver elaborado um guia de organização;
5. Evitar pastas “contentor”: todos as conhecemos e todos as temos – aquela “gaveta das tralhas” também se aplica à documentação.
6. Controlar duplicações, cópias e transmissão de documentação: isto leva à duplicação da informação e, pior, à propagação de dados pessoais de forma descontrolada;
7. Definir rotinas de controlo e monitorização da documentação (ver o mapa global de prazos de conservação): talvez para o mês de agosto, em que toda a gente gosta de dar uma “arrumadela” à papelada. Alguém me pode explicar o que é que tem o mês de agosto, que traz uma vontade de arrumar?;
8. Adotar práticas de segurança de informação e de cumprimento do RGPD: podem ler as orientações elaboradas pelo Grupo de Proteção de Dados.

Podem encontrar os documentos relativos às boas práticas e ao mapa global de prazos de conservação (um mapa com toda a documentação produzida pelos serviços do INESC TEC, com os respetivos prazos de conservação) no repositório do Serviço de Apoio à Gestão. Estou sempre disponível para vos ajudar nestes assuntos.

A documentação é uma das chaves fundamentais de qualquer organização, e sendo o INESC TEC uma organização de conhecimento, talvez seja a chave mestra (juntamente com as pessoas, claro). Importa, pois, criar condições de alavancar essa informação e conhecimento, de forma segura e organizada, com vista a elevar o INESC TEC a novos patamares.